Tuesday, August 31, 2010

Managing Performance

Kunci keberhasilan untuk performance yang luar biasa adalah komitmen.

Sering kali kata komitmen digunakan, terutama bagi para praktisi, field force yang ada di dalam industri farmasi.

Komitmen itu mudah dikatakan namun perlu difollow up untuk mendapatkan fakta atau realitanya, apakah komitmen itu dilakukan sungguh-sungguh, setengah-setengah atau lip service belaka.

Ada sebuah ilustrasi mengenai komitmen ini, seseorang makan pagi dengan lauk telur dadar dan empal daging sapi. Telur dadar dapat dikatakan partisipasi karena sang empunya telur yaitu ayam masih hidup dikandang, ayam hanya berpartisipasi saja dalam membuat perut seseorang kenyang.

Empal daging lebih menggambarkan sebuah keadaan komitmen, karena sang empunya daging turut serta / merelakan dirinya terlebih dulu untuk dijagal, dibawa kepasar, dibeli per kiloan, digepruk dulu sebelum menjadi empal, dan seterusnya sampai menjadi empal dagin yang siap untuk disajikan.

Komitmen dan partisipasi memang adalah dua hal yang berbeda, yang ingin saya sampaikan adalah mungkin dalam benak anda bahwa komitmen adalah yang terbaik. Namun menurut saya tidak selalu. Saya adalah penganut "Sang Penilai Situasi" artinya komitmen dan partisipasi dapat kita lakukan sesuai dengan konteks kebutuhannya.

Kita membutuhkan komitmen bagi pengembangan diri, karir dan profesi kita sedangkan diluar itu kita lebih baik berpartisipasi saja.

Salam kompetensi

Surya

Tuesday, August 24, 2010

Thinking Skills

Manajer membutuhkan sebuah stratgi berpikir untuk sukses di dalam linkungan bisnis saat ini. Mereka juga harus mampu mengumpulkan dan memproses informasi yang banyak serta secara efisien memilahnya menjadi sebuah fakta dan data yang dibutuhkan di dalam pengambilan keputusan.

1. Berpikir strategis (Think Strategically) : kemampuan untuk mempertimbangkan range faktor internal dan eksternal ketika menyelesaikan masalah dan mengambil keputusan; mengidentifikasi isu kritis, yang membutuhkan strategi tingkat tinggi dan skala prioritas bagi tim; kemampuan untuk menggunakan informasi tentang pasar dan pergerakan kompetitor di dalam pengambilan keputusan;

2. Analisa Isu (Issue Analysis) : kemampuan untuk mengumpulkan informasi yang relevan secara sistematis; kemampuan untuk memberikan pertimbangan pada semua faktor; menangani kompleksitas dan menerima hubungan antara masalah dengan isu-isu tertentu; serta mampu mencari masukan dari pihak lain; dan menggunakan urutan yang logis di dalam melakukan analisa

3. Pengambilan keputusan (Use Sound Judgement) : kemampuan untuk melakukan pengambilan keputusan yang tepat dan cepat; dan mampu mengambil keputusan di dalam situasi yang tidak pasti atau tentu

4. Inovasi (Innovation) : kemampuan untuk membuat ide-ide yang baru; melewati status quo; kemampuan mengenali kebutuhan atas pendekatan yang baru atau dimodifikasi; kemampuan untuk membawa perspektif dan pendekatan bersama; kemampuan untuk mengombinasikan semuanya itu didalam cara yang kreatif

Salam Kompetensi

(diterjemahkan dari "Successful Manager's Handbook", Personnel Decision)

Surya D. Rachmannuh adalah seorang praktisi HR, Manajemen Mutu, Auditing and Competency Based training yang bertujuan untuk membantu orang mengembangkan potensinya secara maksimal. Surya mempunyai sertifikasi Internal Quality Auditor dari Neville Clarke, Lead Auditor dari SGS, Problem Solving and Decision Making dari Kepner Tregoe, CPHR dari SHRM. Surya dapat dihubungi di 0819 3210 5388 atau melalui email di dsuryar@gmail.com

Self Management Skills

Berjuang atau sekedar hidup - mana diantar kata-kata ini yang menggambarkan diri anda?

Jika anda menggambarkan diri anda sebagai sekedar hidup saja (survivor) anda mungkin akan mengalami permasalahan, anda mungkin merasa bahwa anda mempunyai mode yang reaktif dibandingkan dengan melandaskan tingkah laku dan tindakan anda pada nilai dan prinsip-prinsip dasar hidup anda. Anda mungkin akan mengalami kesulitan di dalam mencari keseimbangan antara dunia pribadi dan kerja anda serta kebutuhan organisasi, orang lain dan diri anda sendiri.

Seseorang yang berjuang untuk mencapai posisi manajerial menyadari bahwa untuk secara efektif menghadapi kepedulian dari organisasi dan orang-orang yang ada di dalamnya, dia harus juga memastikan bahwa setiap orang perlu mendapatkan perhatian. Manajer yang mempunyai tipe seperti ini mempunyai fleksibilitas dan adaptasi yang baik. Mereka menciptakan keseimbangan antara stress yang positif dan negatif, kepercayaan diri dan penerimaan diri.

Ini berarti kita membutuhkan waktu untuk merefleksikan diri sendiri atas sikap dan tingkah laku kita sehari-hari yang sesuai dengan etika dan prinsip dasar seorang pemimpin. Ini juga berarti menempatkan prioritas yang tinggi pada pengembangan dan pembelajaran diri sendiri yang baik.

1. Integritas (Act with integrity) : kemampuan untuk menunjukkan prinsip kepemimpinan dan etika bisnis; kemampuan untuk menunjukkan konsistensi dari prinsip, nilai dan tingkah laku kita; kemampuan untuk membangun kepercayaan dengan orang lain melalui otensitas diri dan diikuti dengan komitmennya

2. Adaptasi (Adaptability) : kemampuan untuk menangani tantangan pekerjaan sehari-hari; memiliki keinginan dan mampu memenuhi permintaan, prioritas, kebingungan dan perubahan yang banyak; menunjukkan ketenangan didalam menghadapi kekurangan, frustasi dan halangan; kemampuan untuk fleksibel

3. Pengembangan diri I(Develop oneself) : kemampuan untuk belajar dari pengalaman; kemampuan untuk secara aktif giat dalam belajar dan pengembangan diri sendiri; kemampuan untuk mencari dan meminta umpan balik dari rekan / orang lain; kemampuan untuk memodifikasi tingkah laku dari hasil umpan balik orang lain tersebut


Salam Kompetensi

(diterjemahkan dari "Successful Manager's Handbook", Personnel Decision)

Surya D. Rachmannuh adalah seorang praktisi HR, Manajemen Mutu, Auditing and Competency Based training yang bertujuan untuk membantu orang mengembangkan potensinya secara maksimal. Surya mempunyai sertifikasi Internal Quality Auditor dari Neville Clarke, Lead Auditor dari SGS, Problem Solving and Decision Making dari Kepner Tregoe, CPHR dari SHRM. Surya dapat dihubungi di 0819 3210 5388 atau melalui email di dsuryar@gmail.com

Organizational Skills

Karena dunia dan lingkungan kerja kita acapkali berubah, maka strategi dan prioritas dari organisasi dan manajer harus mengikuti perubahan ini.

Kebanyakan perusahaan yang menjadi perusahaan global atau yang mempunyai pemikiran global, kompetisi di dunia kerja memerlukan peningkatan yang terus menerus didalam produk dan jasanya. Ini semua harus berfokus pada kebutuhan dan harapan pelanggan dengan menyediakan layanan pelanggan dan pengembangan atas sumber daya internal perusahaan lainnya.

Kita juga tahu bahwa bisnis semakin meningkat dan harus dikelola dengan baik. Akhirnya, organisasi juga harus mendapatkan keuntungan yang optimal untuk jangka pendek dan jangka panjang yang membutuhkan pemikiran yang sangat panjang dan terencana.
(Long Term Development Plan)

Pada bagian ini kita membutuhkan ketrampilan-ketrampilan sebagai berikut :

1. Mengelola Keuntungan (Manage Profitability) : kemampuan untuk menekankan kebutuhan kontribusi departemen / unit bagi keuntungan perusahaan; kemampuan untuk mengambil keputusan yang meningkatkan posisi keuangan perusahaan

2. Pengembangan mutu (Commit to Quality) : kemampuan untuk mengetahui kebutuhan untuk secara konsisten menghasilkan produk atau jasa yang bermutu tinggi; kemampuan untuk menentukan standar dan mengevaluasi produk, proses dan/atau jasa berdasarkan standar industri yang baku; serta mampu menangani persoalan yang berkaitan dengan mutu (Quality Management System / ISO)

3. Kepuasan Pelanggan (Focus on Customer Needs) : kemampuan untuk mengantisipasi kebutuhan pelanggan; kemampuan untuk mengambil tindakan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan; kemampuan untuk secara terus menerus mencari cara untuk memuaskan pelanggan

4. Kepemilikan (Corporate Citizenship) : kemampuan untuk menggunakan sumber daya perusahan secara bijak; kemampuan untuk masuk dalam komunitas dalam menangani isu-isu yang berkaitan dengan bisnis; mengatur waktu dan usaha untuk keberlangsungan hidup perusahaan (Sense of belonging)

5.Implikasi Global (Recognize Global Implications) : kemampuan untuk memahami isu dan trend, perspektif dari berbagai budaya dan bangsa; kemampuan untuk mengenali apa yang terbaik dalam sebuah negara mungkin "tidak cocok" aplikasi dengan negara sendiri; kemampuan untuk menentukan perbedaan budaya dan agrikultur didalam menentukan strategi perusahaan dan pendekatan bisnisnya


Salam Kompetensi

(diterjemahkan dari "Successful Manager's Handbook", Personnel Decision)

Surya D. Rachmannuh adalah seorang praktisi HR, Manajemen Mutu, Auditing and Competency Based training yang bertujuan untuk membantu orang mengembangkan potensinya secara maksimal. Surya mempunyai sertifikasi Internal Quality Auditor dari Neville Clarke, Lead Auditor dari SGS, Problem Solving and Decision Making dari Kepner Tregoe, CPHR dari SHRM. Surya dapat dihubungi di 0819 3210 5388 atau melalui email di dsuryar@gmail.com

Organizational Knowledge

Manajer ditantang untuk berhadapan dengan informasi yang baru dan uptodate yang berhubungan dengan profesinya, industri dan kompetisi. informasi bertumbuh dengan pesat hampir dua kali setiap tahunnya. Metode dan strategi untuk melakukan usaha di dalam organisasi dan dunia pemasaran menjadi lebih kompleks

1. Menggunakan data keuangan dan kuantitatif (Financial and Quantitative Data) : Kemampuan untuk menyusun budget yang realistik; kemampuan untuk menggunakan data keuangan dan kuantitatif secara efektif untuk mengatur usahanya

2. Menggunakan data teknis/fungsi dari para pakar (Use Technical / Functional Expertise) : Kemampuan untuk mendapatkan pengetahuan yang up-to-date di dalam profesi dan industri; kemampuan untuk dicatat sebagai seorang pakar di dalam area teknsi dan fungsi; kemampuan untuk mendapatkan akses dan mengases serta menggunakan kemampuan pakar bidang lain dan teknologi yang dibutuhkan (knowledge management)

3. Mengetahui bisnis (know the business) : kemampuan untuk memahami isu-isu yang relevan pada organisasi dan bisnis; kemampuan untuk menjaga pengetahuan yang up-to-date; kemampuan untuk mendapatkan pengetahuan lewat cross-functional team



Salam Kompetensi

(diterjemahkan dari "Successful Manager's Handbook", Personnel Decision)

Surya D. Rachmannuh adalah seorang praktisi HR, Manajemen Mutu, Auditing and Competency Based training yang bertujuan untuk membantu orang mengembangkan potensinya secara maksimal. Surya mempunyai sertifikasi Internal Quality Auditor dari Neville Clarke, Lead Auditor dari SGS, Problem Solving and Decision Making dari Kepner Tregoe, CPHR dari SHRM. Surya dapat dihubungi di 0819 3210 5388 atau melalui email di dsuryar@gmail.com

Motivation Skills

Level motivasi dari seorang manajer bertindak sebagai semangat atau energi yang membuatnya mampu mencapai hasil kerja dan berhasil dalam karirnya. sangat penting bagi kita untuk memelihara energi kita atau motivasi dan cara anda menggunakan motivasi itu juga tidak kalah pentingnya.

Seorang manajer yang secara efektif menggunakan energinya akan menentukan standar motivasi yang tinggi, fokus pada energinya pada isu-isu yang penting dan bekerja keras untuk mencapai hasil yang maksimal dengan cara mencapai tantangan dan menangani rintangan yang ada.

Manajer yang termotivasi dan sukses mempunyai efek yang positif dan mempengaruhi orang lain. Mereka bertindak sebagai "Role Model" dan sebagai driver dan menyediakan antusiasme yang dibutuhkan organisasi.

Ada dua area yang penting dalam motivasi ini yaitu :

1. Mencapai hasil (Drive for results) : kemampuan untuk mencapai hasil dan keberhasilan; kemampuan untuk menemukan kepekaaan atas situasi mendadak (sense of urgency) dan mendorong isu untuk diselesaikan dengan segera; kemampuan untuk menangani rintangan dan dari tindakan oposisi

2. Komitmen kerja (show work commitment) : kemampuan untuk menentukan standar kinerja yang tinggi; kemampuan untuk menentukan sasaran yang agresif dan bekerja kerja untuk mencapainya



Salam Kompetensi

(diterjemahkan dari "Successful Manager's Handbook", Personnel Decision)

Surya D. Rachmannuh adalah seorang praktisi HR, Manajemen Mutu, Auditing and Competency Based training yang bertujuan untuk membantu orang mengembangkan potensinya secara maksimal. Surya mempunyai sertifikasi Internal Quality Auditor dari Neville Clarke, Lead Auditor dari SGS, Problem Solving and Decision Making dari Kepner Tregoe, CPHR dari SHRM. Surya dapat dihubungi di 0819 3210 5388 atau melalui email di dsuryar@gmail.com

Leadership Skills

Kepemimpinan adalah kemampuan untuk mencapai tujuan lewat mendukung dan menghubungkan pencapaian kontribusi orang lain, tegas dalam menentukan isu-isu yang penting dan bertindak sebagai seorang katalisator dalam perubahan dan peningkatan yang terus menerus (continuous improvement)

Di masa yang lalu, kepemimpinan sangat sederhana. Para menajer terdahulu dapat mengandalkan kinerja atau performance saja. Manajer masa kini dihadapi oleh tempat kerja yang lebih terdidik dan berorientasi pada demokrasi daripada otokrasi. Masalah dan kesempatan menjadi sangat kompleks dan menantang.

Sebagai hasilnya, manajer masa kini harus didorong untuk melakukan kontribusi pada semua aspek SDM di organisasi, baik secara individu maupun dalam sebuah grup. Anda membutuhkan kreativitas dan sumber daya yang cukup untuk menyelesaikan permasalahan bagi semua orang dan mendapatkan komitmen dari semua orang di dalam mengimplementasikan solusi yang efektif.

Pada bagian ini, ada 7 aspek pengembangan kepemimpinan yang sangat penting di dalam menjalankan peran kita sebagai seorang manajemen.

1. Menentukan arah (provide direction) : Kemampuan untuk mengembangkan sebuah visi; kemampuan untuk memberikan arahan yang benar serta prioritasnya; kemampuan untuk menjelaskan peran dan tanggung jawab

2. Memimpin dengan benar (Lead Couragously) : kemampuan untuk menciptakan sebuah langkah terdepan didalam menentukan isu-isu yang penting bagi bisnis; memasukan diri anda ketika menghadapi masalah-masalah yang penting; kemampuan untuk tetap berdiri teguh bilamana dibutuhkan

3. Mempengaruhi orang lain (influence others) : kemampuan untuk mengemukakan pendapat dan mempengaruhi orang lain; kemampuan untuk mendapatkan dukungan dan komitmen dari orang lain; kemampuan untuk memobilisasi orang lain untuk melakukan tindakan

4. Membangun Teamwork (Teamwork) : kemampuan untuk membangun tim yang efektif untuk mencapai tujuan organisasi; kemampuan untuk mengkolaborasi anggota tim; kemampuan untuk menggunakan tim untuk menentukan isu-isu yang relevan

5. Memotivasi orang lain (Motivate others) : kemampuan untuk mendorong dan mendukung orang lain untuk melakukan prestasi; kemampuan untuk membangun standar kinerja yang menantang; kemampuan untuk menciptakan antusiasme; kemampuan untuk melakukan hubungan yang mendalam sebagai bentuk investasi ke depan agar tim mempunyai kemampuan yang tinggi untuk terus mengukur prestasi mereka yang tertinggi

6. Membina dan membimbing orang lain (Coaching and Mentoring) : kemampuan untuk mengases kekuatan dan pengembangan yang dibutuhkan dalam diri orang lain; memberikan waktu dan menyampaikan umpan balik dan pembinaan yang membantu pengembangan diri orang lain; kemampuan untuk memberikan penugasan yang menantang dan kesempatan untuk berkembang bagi karir orang lain

7. Mengelola perubahan (Change Management) : kemampuan untuk menantang "Status Quo" dan mendukung inisiatif-inisiatif baru; kemampuan untuk bertindak sebagai seorang katalisator bagi perubahan dan menstimulasi orang lain untuk berubah; kemampuan untuk menunjukkan cara perubahan yang dibutuhkan; serta mampu mengelola pelaksanaannya dengan efektif



Salam Kompetensi

(diterjemahkan dari "Successful Manager's Handbook", Personnel Decision)

Surya D. Rachmannuh adalah seorang praktisi HR, Manajemen Mutu, Auditing and Competency Based training yang bertujuan untuk membantu orang mengembangkan potensinya secara maksimal. Surya mempunyai sertifikasi Internal Quality Auditor dari Neville Clarke, Lead Auditor dari SGS, Problem Solving and Decision Making dari Kepner Tregoe, CPHR dari SHRM. Surya dapat dihubungi di 0819 3210 5388 atau melalui email di dsuryar@gmail.com

Interpersonal Skills

Manajer yang sukses dan sangat dihargai mengetahui bahwa kemampuan antar pribadi (people skill) sangatlah penting dalam bisnis. Dengan membangun sebuah hubungan memberi dan mengambil (give and take) dimana kita disarankan untuk mengembangkan pengertian dan penghargaan diri orang lain, mengetahui kebutuhan dan perasaan orang lain, fokus pada aspek positif ketika menghadapi sebuah konflik, dan melihat perbedaan orang lain sebagai dasar pembentukan sebuah tim yang solid, maka kita dapat membuat sebuah suasana yang sehat untuk produktivitas kerja yang baik.

Sebagai tambahan, kita dapat meningkatkan kebutuhan pribadi dan profesional kita dengan kolega, atasan, orang lain dan diri anda sendiri. Ada 5 aspek pengembangan dalam Interpersonal skill ini adalah sebagai berikut :

1. Membangun hubungan (Build Relationship) : Kemampuan untuk berhubungan dengan orang lain dalam sebuah keterbukaan, persahabatan, dan penerimaan yang baik; kemampuan untuk menunjukkan ketertarikan di dalam diri orang lain serta pola pikirnya sendiri; kemampuan untuk menginisiasi dan membangun hubungan dengan orang lain sebagai kunci utama keberhasilan dalam bisnis

2. Berorganisasi (Organizational Savvy) : kemampuan untuk membangun sebuah hubungan give-and-take dengan orang lain; memahami agenda dan pola pikir orang lain; mengenali dan secara efektif mengimbangi ketertarikan dan kebutuhan orang lain yang dibandingkan dengan tujuan utama kita yaitu memenuhi kebutuhan organisasi yang lebih tinggi dibandingkan dengan kebutuhan pribadi atau golongan

3. Membangun jaringan (leverage networks) : kemampuan untuk mengidentifikasi dan membangun hubungan dengan pemangku jabatan penting yang berbeda fungsi dan jabatan; kemampuan untuk menggunakan jaringan informal untuk mencapai sasaran perusahaan; kemampuan untuk membangun jaringan yang kuat di luar organisasi yang sama indstrinya atau profesi tertentu

4. Menghargai perbedaan (Value Diversity) : Menunjukkan penghargaan serta apresiasi untuk setiap orang dengan tidak memedulikan latar belakang, ras, umur, jenis kelamin, ketidakmampuan, nilai, gaya hidup, cara pandang atau hobby; kemmapuan untuk mencari pemahaman atas sudut pandang orang lain; kemampuan untuk melihat perbedaan dalam diri orang sebagai kesempatan untuk belajar bagaimana melakukan pendekatan yang berbeda pula

5. Mengatasi konflik (Manage Disagreements) : Kemampuan untuk membawa konflik yang substansi dan ketidaksetujuan kedalam sebuah era keterbukaan dan menyelesaikannya secara kolaboratif; kemampuan untuk membuat konsensus


Salam Kompetensi

(diterjemahkan dari "Successful Manager's Handbook", Personnel Decision)

Surya D. Rachmannuh adalah seorang praktisi HR, Manajemen Mutu, Auditing and Competency Based training yang bertujuan untuk membantu orang mengembangkan potensinya secara maksimal. Surya mempunyai sertifikasi Internal Quality Auditor dari Neville Clarke, Lead Auditor dari SGS, Problem Solving and Decision Making dari Kepner Tregoe, CPHR dari SHRM. Surya dapat dihubungi di 0819 3210 5388 atau melalui email di dsuryar@gmail.com

Communication Skills

Ketrampilan komunikasi membentuk kesuksesan fundamental dari sebuah organisasi. Ini sangat penting karena kita terkadang beranggapan bahwa diri kita sudah "mampu" dalam melakukan komunikasi. Intinya, ketrampilan komunikasi diperlukan untuk memimpin orang lain. Anda tidak dapat memimpin orang lain jika tidak diiringi oleh kemampuan kita mempresentasikan "ide" kita untuk mempengaruhi orang lain secara baik. Orang-orang tidak akan mengikuti anda hanya jika anda memiliki kemampuan untuk memimpin mereka dan ini membutuhkan sebuah kepercayaan yang terjadi lewat komunikasi dua arah.

Komunikasi yang efektif terdiri dari kemampuan berbicara dan mendengarkan, memberitahukan orang lain, dan mendukung atmosfir ke komunikasi terbuka. Ketika anda menguasai hal-hal itu, anda akan mempunyai kekuatan, ya sebuah kekuatan untuk memimpin orang lain dan menyelesaikan tugas-tugas yang telah anda beritahukan kepada mereka untuk mencapai sasaran perusahaan.

Komunikasi yang efektif juga melibatkan :

* Mengetahui siapa-siapa saja yang membutuhkan informasi dan komunikasi dimana informasi itu mudah didapatkan secara cepat
* Memilih dan secara efektif menggunakan media komunikasi, baik lisan maupun tulisan, bagi orang-orang yang akan menerima informasi dan bagaimana cara menggunakan informasi itu
* Tahu cara mendengarkan secara baik
* Membantu orang lain melakukan komunikasi dengan baik, dan memastikan bahwa komunikasi terbuka terjadi diantara anggota tim dan orang-orang lain yang membutuhkan informasi dari dept/divisi kita.

Ada Lima Area pengembangan dalam ketrampilan komunikasi ini yaitu
1. Berbicara Efektif (Speak Effectively) : kemampuan untuk berbicara secara jelas dan mengekspresikan diri dengan baik di dalam tim dan dalam percakapan one-on-one

2. Komunikasi Terbuka (Open Communication): Menciptakan suasana dimana kualitas informasi yang uptodate dapat mengalir dengan baik diantara diri sendiri dan orang lain; serta mampu mendukung ekspresi dari ide dan opini orang lain

3. Mendegarkan (Listen to others) : Kemampuan untuk secara aktif dan mendapatkan pengertian dari komentar dan pertanyaan orang lain; serta mampu mendengarkan dengan baik di dalam grup

4. Teknik Presentasi (Deliver Presentations) : Kemampuan untuk mempersiapkan dan melakukan presentasi; serta mampu untuk membawakan diri dengan baik di depan orang banyak

5. Komunikasi tertulis (Written Communication) : Kemampunan untuk menggabungkan informasi secara jelas dan efektif lewat dokumen formal dan informal; Kemampuan untuk meninjau dan mengedit pekerjaan penulisan


Salam Kompetensi

(diterjemahkan dari "Successful Manager's Handbook", Personnel Decision)

Surya D. Rachmannuh adalah seorang praktisi HR, Manajemen Mutu, Auditing and Competency Based training yang bertujuan untuk membantu orang mengembangkan potensinya secara maksimal. Surya mempunyai sertifikasi Internal Quality Auditor dari Neville Clarke, Lead Auditor dari SGS, Problem Solving and Decision Making dari Kepner Tregoe, CPHR dari SHRM. Surya dapat dihubungi di 0819 3210 5388 atau melalui email di dsuryar@gmail.com

Adminstrative Skills

Ketika seseorang, sebut saja yang bernama Rahman, memegang sebuah jabatan di sebuah divisi / depertemen, Rahman dengan cepat dan akurat menganalisa masalah dan membuat keputusan yang baik.

Selang beberapa bulan, staff Rahman menjadi kurang antusias karena kekurangan Rahman di bidang ketrampilan administrasi, ini dibuktikan dengan hasil-hasil keputusannya yang tidak efektif dalam pelaksanaannya. Ketidak mampuan Rahman di dalam membangun sebuah proses yang efektif dalam penyelesaian proyeknya, membuat struktur organisasi yang mengkapitalisasi kekuatan dari anggota timnya yang berakibat pada kesulitan pertanggung jawaban dari staffnya kepada dirinya sendiri sebagai seorang pemimpin. Dan sebagai hasil akhirnya, produktivitas tim menjadi merosot.

Dari ilustrasi diatas, seorang manajer yang efektif harus memiliki sebuah keseimbangan antara kepemimpinan dan ketrampilan administrasi. Kepemimpinan diperlukan untuk mengidentifikasi "APA" yang harus dikerjakan dan ketrampilan administrasi diperlukan untuk menentukan bagaimana hal yang telah diidentifikasi itu diselesaikan dengan baik.

Di bagian ketrampilan administrasi ini, kita akan mempelajari beberapa aspek manajemen dari dimensi ketrampilan administrasi. ini sangat membantu kita di dalam menentukan tugas kita dan orang lain untuk mencapai produktivitas yang maksimum.

1. Perencanaan (Establish Plans) : Kemampuan untuk menyusun rencana jangka pendek dan jangka panjang yang komprehensif, realistik dan efektif sesuai dengan sasaran perusahaan; Kemampuan untuk mengintegrasikan usaha diantara unit kerja lainnya dalam sebuah departemen / divisi

2. Membuat Struktur Organisasi dan penugasan (Structure & Staff) : Kemampuan untuk merekrut dan mendapatkan orang yang tepat untuk penugasan sementara atau tetap; Kemampuan untuk membangun teamwork yang solid dengan menonjolkan kekuatan masing-masing anggota tim; kemampuan untuk menjaga keberlangsungan usaha dari tim; serta kemampuan untuk membentuk struktur organisasi da tim yang tepat

3. Sistem dan Proses (Systems and Processes) : Kemampuan untuk mengidentifikasi dan mengimplementasikan proses-proses yang efektif serta prosedur yang memudahkan penyelesaian kerja

4. Mengelola Pelaksanaan (Manage Execution) : Kemampuan untuk menentukan tanggung jawab personil; Kemampuan untuk mendelegasikan dan mendukung orang lain; Kemampuan untuk menghilangkan kendala atau masalah yang terjadi; Kemampuan untuk mengelola sumber daya yang dibutuhkan; Kemampuan untuk mengkoordinasikan usaha kerja yang dibutuhkan; serta Kemampuan untuk memonitor hasil pelaksanaan (progress report)

5. Bekerja dengan Efisien (Work Efficiently) : Kemampuan untuk mengalokasikan waktu; Kemampuan untuk menangani berbagai kebutuhan dan menentukan skala prioritas kerja; Kemampuan untuk menangani proses kertas kerja secara efisien; Kemampuan untuk mengelola pertemuan dengan efektif

Salam Kompetensi

(diterjemahkan dari "Successful Manager's Handbook", Personnel Decision)

Surya D. Rachmannuh adalah seorang praktisi HR, Manajemen Mutu, Auditing and Competency Based training yang bertujuan untuk membantu orang mengembangkan potensinya secara maksimal. Surya mempunyai sertifikasi Internal Quality Auditor dari Neville Clarke, Lead Auditor dari SGS, Problem Solving and Decision Making dari Kepner Tregoe, CPHR dari SHRM. Surya dapat dihubungi di 0819 3210 5388 atau melalui email di dsuryar@gmail.com

Sunday, August 22, 2010

Kompetensi Seorang Leader

Seorang Leader yang baik tidak lahir begitu saja, dia harus dibentuk melalui ketrampilan dan sikap mental yang teraplikasi baik pada situasi dan kondisi tertentu.

Paling tidak ada 39 ketrampilan yang harus dimiliki seorang pemimpin yang terbagi dari berbagai Cluster yang semuanya terangkum sebagai berikut :

1. Dimensi Berpikir (Thinking Factor), yang terdiri dari kemampuan untuk Berpikir Strategis(1), Analisa Isu-isu yang terjadi(2), Pengambilan Keputusan(3) dan Inovasi(4)

2. Dimensi Administrasi (Administrative), yang terdiri dari kemampuan untuk Menyusun Perancanaan(5), Pengorganisasian(6), Membangun Sistem dan Prosedur(7), Mengatur Pelaksanaan(8), dan Efisiensi dalam bekerja(9)

3. Dimensi Kepemimpinan (Leadership) yang terdiri dari kemampuan untuk Memberikan Arahan (10), Memimpin dengan tepat (11), Mempengaruhi orang lain (12), Membangun Teamwork (13), Memotivasi orang lain (14), Membimbing orang lain (15), Mengelola Perubahan (16)

4. Dimensi Interpersonal yang terdiri dari Membangun Hubungan (17), Bertingkah laku dalam Organisasi(18), Memperluas Jaringan(19), Menghargai Perbedaan(20), Mengelola Konflik (21)

5. Dimensi Komunikasi yang terdiri dari kemampuan untuk Menulis(22), Teknik Presentasi(23), Mendengarkan(24), Komunikasi terbuka (25), Berbicara Efektif(26)

6. Dimensi Motivasi yang terdiri dari kemampuan untuk melakukan Komitmen(27) dan Berorientasi pada Hasil Pencapaian (28)

7. Dimensi Self Management yang terdiri dari kemampuan untuk Mengembangkan Diri Sendiri (29), Beradaptasi (30), Integritas(31)

8. Dimensi Organisasi yang terdiri dari kemampuan untuk Mengetahui Bisnis(32), Menggunakan Data Teknis(33), Menggunakan Data keuangan dan data Kuantitatif(34)

9. Dimensi Strategi Organisasi yang terdiri dari Implikasi Global(35), Kepemilikan terhadap organisasi(36), Customer Satisfaction(37), Quality Management(38) dan Mengatur Profitability(39)

Jadi, itulah ke sembilan dimensi dan 39 Aspek ketrampilan / skill yang harus dimiliki oleh Leader / Manager yang berhasil.

Kita tentu tidak begitu saja dapat mengembangkan diri sampai ke 39 aspek tersebut. Pilihlah dua atau tiga aspek yang sangat terasa manfaatnya bagi bisnis atau pengembangan usaha anda.

Selamat bereksplorasi. Make It Happen

Surya D. Rachmannuh adalah seorang praktisi HR, Manajemen Mutu, Auditing and Competency Based training yang bertujuan untuk membantu orang mengembangkan potensinya secara maksimal. Surya mempunyai sertifikasi Internal Quality Auditor dari Neville Clarke, Lead Auditor dari SGS, Problem Solving and Decision Making dari Kepner Tregoe, CPHR dari SHRM. Surya dapat dihubungi di 0819 3210 5388 atau melalui email di dsuryar@gmail.com

Jangan Menyerah

Pada masa perang dunia kedua, Perdana Menteri Inggris yang bernama Sir Winston Churchill memberikan sebuah pidato singkat namun sarat makna yaitu “Never Give Up” atau Jangan menyerah. Pidato singkat ini mampu membangkitkan semangat juang prajurit Inggris yang kala itu sedang melawan agresi yang dilakukan oleh bangsa Jerman dan sekutunya sehingga bangsa Inggris mengalami kemenangan dan mencatat sejarah dalam dunia ini.

Pesan ini juga sangat bermanfaat bagi kita semua, apalagi di saat kita sedang menghadapi ujian persoalan dalam sekolah kehidupan ini. JANGAN MENYERAH. Sekali lagi ditekankan, JANGAN MENYERAH.
Kehidupan mempunyai pasang naik dan pasang surut, ada masa kejayaan dan ada masa kita harus bercermin atau melakukan refleksi diri. Namun, apapun persoalan yang menghimpit kita, jangan menyerah. Ketika lidah terasa kelu, tak mampu berkata apa-apa dan air matapun tak sempat mengalir karena ego yang menahan perasaan kita, atau apa pun itu…

Jangan menyerah.

Semangat untuk hidup atau survival adalah modal dasar dalam mengarungi kehidupan ini. Bila ada sekumpulan kata-kata bijak yang ada di dunia ini diringkas menjadi sebuah buku, dan diringkas lagi menjadi sebuah halaman, diringkas lagi menjadi sebuah paragraph, diringkas menjadi sebuah kalimat dan terakhir diringkas menjadi sebuah kata, maka kata itu dalam bahasa Inggris adalah survival atau semangat untuk hidup.

Jadi, semangat untuk hidup adalah kebutuhan mendasar kita. Tidak peduli berapa kali kita mengalami kegagalan, tetaplah berdiri tegar menghadapi ujian kehidupan kita. Anggaplah semua itu sebagai pemurnian hati kita yang tercermin lewat sikap dan perbuatan kita. Belajarlah menjadi orang yang proaktif dan asertif. Proaktif dalam arti mengambil tanggung jawab 100% atas segala yang telah terjadi dan siap menanggung segala konsekuensinya dan asertif adalah memiliki kesamaan hak atas kegagalan yang telah terjadi. Kebanyakan dari kita larut dalam kegagalan, mengasihani diri bahkan cenderung menghakimi diri atas kejadian yang sudah terjadi di masa yang lalu.
Itu sudah terjadi dan berakhir.

Sun Yat Sen, salah seorang pendiri negara Taiwan pernah berkata,”Bukan karena anda jujur anda mengalami begitu banyak persoalan, melainkan anda kurang hati-hati di dalam mengambil keputusan tanpa mempertimbangkan resiko yang terjadi di masa datang”.

Jadi, jangan menyerah.

Jujurlah kepada diri kita sendiri. Pelajari apa yang kurang sempurna dan lakukan yang terbaik dengan cara belajar dari kegagalan. Sesungguhnya, kita banyak belajar dari kegagalan kita dan bukan dari kesuksesan kita. Jadikan kegagalan sebagai batu loncatan kita untuk menggapai cita-cita dan kesuksesan sejati dari apa yang telah kita inginkan sekian lama.

Never Give Up. Make it Happen.

Surya D. Rachmannuh adalah seorang praktisi HR, Manajemen Mutu, Auditing and Competency Based training yang bertujuan untuk membantu orang mengembangkan potensinya secara maksimal. Surya mempunyai sertifikasi Internal Quality Auditor dari Neville Clarke, Lead Auditor dari SGS, Problem Solving and Decision Making dari Kepner Tregoe, CPHR dari SHRM. Surya dapat dihubungi di 0819 3210 5388 atau melalui email di dsuryar@gmail.com

Proses Menuju Sukses Sejati

Ada pendapat yang mengatakan Sukses adalah sebuah perjalanan, ada juga pendapat lain yang mengatakan, bila anda sukses maka anda pasti bahagia atau anda harus bahagia dulu baru anda akan mendapatkan sukses yang anda inginkan.

Saya tidak ingin menambah daftar panjang tentang definisi kesuksesan bagi kita semua. Bagi saya secara pribadi, sukses ukurannya adalah kemampuan kita mencapai potensi kita secara optimal sesuai dengan kapasitas kita masing-masing. Tentu saja untuk mengembangkan kapasitas dibutuhkan sebuah “proses” yang korelasi dengan pernyataan bahwa sukses adalah sebuah perjalanan, di dalam arti untuk mencapai sebuah sukses besar kita harus mempersiapkan diri kita secara pribadi secara optimal, mampu menjelaskan visi dan misi kita kepada orang lain supaya orang lain tergerak untuk mencapai sasaran bersama sebagai sukses-sukses kecil kita yang nanti akan bertambah besar kapasitasnya menjadi sukses yang besar dalam hal fisik, mental dan spiritual.

Mari sekarang kita menelaah diri kita sendiri, apakah sukses sekarang yang sudah anda raih ini adalah sukses sejati yang memang anda rencanakan sendiri atau sekedar memenuhi target perusahaan atau orang lain belaka yang memang diukur dengan berapa banyak materi yang mereka miliki dan ini sama sekali tidak salah, sepanjang kita tidak melupakan pengembangan aspek mental dengan cara belajar tanpa henti, baik lewat hasil pencapaian dan kegagalan-kegagalan kita dalam proses kita menuju sukses kita.

Bila saya boleh mengatakan ada lima tahapan di dalam anda menuju sukses, sudahkah anda memberikan pengukuran pada masing-masing tahapan di dalam menuju sukses dan yang paling mudah pengukuran hasil akhir yang saya ingin bagikan lewat pengalaman saya dulu sebagai seorang “Certified Webmaster” di tahun 2001-2004 sebelum alih profesi menjadi Trainer sebagai berikut :

Diawal mula saya membuat sebuah “web” hanya dengan menggunakan Adobe Photoshop dan notepad, saya berhasil membuat sebuah website sederhana selama kurang lebih tiga bulan, setiap hari saya mengasah kemampuan saya dengan target dua bulan, satu bulan, satu minggu, tiga hari, satu hari dengan menggunakan perangkat pengetahuan dan teknologi, sampai puncaknya adalah menyelenggarakan sebuah seminar pembuatan website sederhana selama satu hari dan saya juga menyertakan cara membuatnya dengan rekaman video sehingga para peserta dapat mengulangnya kembali di rumah sehingga dengan satu kata saja bagi para peserta bila mereka tidak dapat membuatnya adalah kata “MALAS”.

Bagi saya, cerita sukses diatas adalah sebuah proses menuju sukses yang sebenarnya seperti yang saya katakan diatas yaitu optimalisasi di bidang fisik, mental dan spiritual. Saya ingin menyinggung sedikit berkaitan dengan masalah sukses yang berlaku universal dalam bidang spiritual adalah “passion” atau semangat yang tak kunjung padam. Passion sangat penting tidak hanya mencakup masalah kesuksesan melainkan mencakup masalah kehidupan itu sendiri.

Passion dapat berupa sebuah motivasi, sikap mental positif, semangat atau apapun istilahnya yang terpenting adalah keinginan manusia itu sendiri untuk dapat bertahan hidup, berusaha dan berkembang supaya menjadi seorang pribadi yang lebih baik dan bijaksana.

Mempunyai “Passion” saya tidak cukup. Kita perlu mengasah kemampuan mental kita dengan membaca buku, mengikuti seminar dan belajar kepada orang lain bahkan seorang anak kecil sekalipun dapat menjadi guru bagi kita dalam hal ketulusan, keinginan bekerja sama dan banyak hal lain yang dapat menjadi refleksi bagi kita bagaimana sikap dan tingkah laku kita sebagai anak agar dicintai orang tuanya, sikap itu pulah yang dapat kita kembangkan di dunia kerja kita bagaimana menyenangkan atasan, rekan kerja kita yang baik secara langsung atau tidak langsung akan mendukung sukses besar anda sendiri nantinya. Ingat kembali, apa yang kita tabur itu pulalah yang akan kita tuai. Biarlah benih kebaikan kita yang kita tabur, tumbuh subur di hati orang lain sehingga manakala kita membutuhkan kita juga dapat mendapatkan pertolongan dari orang lain juga. Sederhana dan masuk akal kan?

Saya ingin memberikan kembali sebuah ilustrasi tentang kaitan ”Passion” dan ”Direction” atau tujuan. Di dalam dunia bekerja, berbicara kepada atasan mengenai tentang sebuah tujuan jauh lebih penting daripada sikap mental positif dalam bekerja. Sebagai contoh, atasan anda menginginkan sebuah pekerjaan ”A” sebagai prioritas utama dikerjakan, namun anda sibuk dengan menyelesaikan pekerjaan lain yang bukan menjadi keinginan atasan anda yang akan menyebabkan atasan anda menjadi kecewa sehingga kredibilitas anda dimata dia menjadi berkurang. Sekali lagi, membuka percakapan tentang bagaimana kita membantu atasan jauh lebih penting dibandingkan dengan sebuah pekerjaan dengan hasil terbaik namun tidak dibutuhkan oleh atasan anda saat itu. Prioritas lebih penting daripada kesempurnaan bekerja.

Bagian ketiga dari proses menuju kesuksesan adalah tindakan atau ”ACTION”.

Bagian inilah yang sering ditawarkan banyak motivator yaitu dengan melakukan tindakan yang telah terbukti membawa anda menuju sukses sesuai dengan ”cara” yang mereka tawarkan, bagian ini adalah yang memang terukur dan sampai tingkat aplikasi sehingga dapat dibuktikan lewat presentasi data, demo, atau bentuk kesuksesan yang mereka tawarkan.

Bagian ini penting, namun yang terpenting adalah apakah sukses dalam bidang fisik atau finansial anda seimbang dengan sukses anda di bidang mental dan spiritual anda yang merupakan bagian yang tidak mudah diukur.

Coba kita lihat karya-karya orang ternama seperti Leonardo Da Vinci, Michael Angelo dan masih banyak lagi karya abadi sepanjang masa, bila diukur secara materi sekarang saja harganya sudah tinggi apalagi bila kita melihat dari segi mental dan spiritual, anda akan menemukan ”passion” atau hasrat 100% di dalamnya, dan inilah kunci sukses sejati seorang sebagai seorang pribadi.

Oleh karena itu, mari kita tidak terlena dengan mengukur kesuksesan berdasarkan apa yang diukur dunia lewat materi belaka, namun kita sebagai pemimpin belajar mencari dan menemukan orang-orang yang bekerja secara luar biasa dengan atau tanpa pengawasan kita yaitu orang-orang yang mempunyai ”passion” pada profesinya sampai ”trance” di dalamnya, dan perhatikanlah, cepat atau lambat orang-orang itulah yang akan mencapai kesuksesan di masa yang akan datang.

Sebuah balon gas dapat terbang tinggi diangkasa, bukan dikarenakan oleh rupa warnanya, seberapa tinggi mereka dapat terbang ditentukan oleh ”gas” yang ada didalamnya. Demikian juga dengan kita, sejauh mana kita akan sukses ditentukan oleh ”passion” atau semangat tak kunjung padam dalam diri setiap pribadi yang selalu mengasah ketrampilannya didalam menuju sukses baik secara fisik, mental dan spiritual.

Happy Leadership

Surya D. Rachmannuh adalah seorang praktisi HR, Manajemen Mutu, Auditing and Competency Based training yang bertujuan untuk membantu orang mengembangkan potensinya secara maksimal. Surya mempunyai sertifikasi Internal Quality Auditor dari Neville Clarke, Lead Auditor dari SGS, Problem Solving and Decision Making dari Kepner Tregoe, CPHR dari SHRM. Surya dapat dihubungi di 0819 3210 5388 atau melalui email di dsuryar@gmail.com, www.webiddesign.com

Tuesday, December 29, 2009

Managing People

Seperti pada artikel-artikel yang telah saya pernah bahas sebelumnya tentang bagaimana cara kita “Memilah persoalan” dan “Menentukan Prioritas”, maka sepertinya tidak lengkap bila saya tidak menambahkan sebuah ketrampilan mengelola orang dalam arti melakukan pendekatan untuk mencapai suatu tujuan yang diinginkan atau Outcome.

Kebanyakan dari para pemimpin kurang memaksimalkan potensi di dalam dirinya di dalam hal mengelola orang atau “Managing People” disebabkan oleh sikap “perfectionist” dalam diri pemimpin sehingga ingin melakukan segala sesuatunya menurut kerangka kerja pemimpin bukan kerangka kerja para anggota tim.

Peran pemimpin yang seharusnya lebih banyak pada perencanaan, pengawasan dan monitoring serta melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan yang perlu, beralih menjadi “Super Employee”, dimana pekerjaan anak buah yang seharusnya dapat dilakukannya sendiri dalam rangka pengembangan diri dan organisasi yang sepatutnya didelegasikan, malah dikerjakannya sendiri. Memang hasilnya terbukti lebih optimal dibandingkan dengan hasil yang dilakukan oleh anak buah, namun untuk jangka panjang, sikapnya akan merugikan tim karena pemimpin akan menjadi seorang “Superman”, “Single Player”, segala keputusan berpusat pada pemimpin dan pada saat ketiadaan pemimpin, sangat mempengaruhi kinerja tim secara keseluruhan.

Seorang pemimpin yang dewasa adalah seorang pemimpin yang mampu menerima kekuatan dan kelemahan diri sendiri dan memanfaatkan kekuatan anggota tim untuk mencapai hasil yang diinginkan. Misalnya, seorang pemimpin yang cenderung Introvert dan lebih banyak pada level perencanaan, dapat mendelegasikan tugas-tugas yang membutuhkan pendekatan orang kepada anggota tim yang memang lebih Extravert. Secara garis besar, orang-orang Intravert mempunyai sumber energi dalam kesendirian di dalam menjalani kehidupan sedangkan orang-orang Extraver justru sebaliknya mendapatkan energi ketika berinteraksi dengan orang lain.

Kembali kepada beberapa contoh pokok bahasan yang pernah dibahas dalam artikel sebelumnya, maka ketrampilan anda dalam mengelola orang dapat diselesaikan dengan cara sebagai berikut :

1. Kasus Keluhan Pelanggan

Keluhan pelanggan adalah sebuah masalah karena ada penyimpangan dari standar, sangat serius berpengaruh karena merupakan pelanggan potential, sangat penting karena ini menyangkut reputasi atau nama baik serta harus ditangani secepatnya supaya berita buruk ini tidak tersebar kepada pelanggan lain yang dapat merusak citra perusahaan dan berpengaruh juga pada kemungkinan penurunan angka penjualan nantinya.

Oleh karena itu rencana tindakan yang harus dilakukan adalah Bagian Sales dan Marketing harus dapat menangani keluhan pelanggan dengan prosedur dan bila perlu memberikan pengganti atas produk yang dikeluhkan dan dapat berinovasi memberikan sebuah kompensasi sesuai dengan kebijakan Sales dan Marketing. Tidak berhenti sampai disini, Bagian Sales dan Marketing melanjutkan surat komplain tersebut ke bagian Quality Assurance agar dapat ditindaklanjuti. Bagian Quality Assurance akan menindak lanjuti komplain tersebut sampai selesai.

Jadi peran seorang pemimpin dalam kasus ini adalah memastikan bahwa keluhan pelanggan untuk sementara waktu telah ditangani dengan baik oleh bagian Sales Marketing, bagian Quality Assurance memberikan tanggapan dan penyelesaian dalam tenggat waktu yang proposional. Para pemimpin perlu mendapatkan gambaran besar atau skema penyelesaian kasus keluhan pelanggan saja, tidak perlu terlalu detail mengetahui bagaimana keseluruhan proses penanganan pelanggan.

2. Memilih Media Promosi untuk produk baru

Memilih Media Promosi untuk produk adalah sebuah keputusan. Kita dihadapi oleh pilihan-pilihan apakah media promosi sekarang ini sudah berjalan sebagaimana mestinya, apakah memakai media internet, dan sebagainya. Kuncinya adalah pemilihan media promosi ini tidak melebihi budget yang telah disepakati sebelumnya.

Peran pemimpin dalam kasus ini dapat dikatakan lebih mudah karena anda dapat menunjuk seorang Product Manager mana yang terkait atas peluncuran produk baru tersebut dan meminta dia sebagai pemimpin proyek, dan berikan dia kebebasan untuk menentukan anggota tim yang terlibat, apakah bagian Riset, Pembelian dan bagian terkait lainnya. Pemimpin hanya menentukan batasannya saja seperti Budget Maksimal Sekian Rupiah, Harus sudah dilaunching 6 bulan dari sekarang dengan hasil penjualan sekian rupiah, dengan demikian paling tidak kita dapat memperkirakan seberapa efektif hasil yang dapat kita capai dengan sumber daya yang telah kita habiskan untuk promosi produk baru ini.

3. Mengantisipasi peningkatan penjualan dari produk pesaing

Mengantisipasi peningkatan penjualan dari produk pesaing adalah sebuah potensi masalah. Jadi, akan menjadi masalah bila hal yang kita perkirakan terjadi. Sebagai contoh, anda menguasai 20% dari pangsa pasar seluruh industri anda dan anda adalah yang terbesar. Seorang pesaing anda mengeluarkan produk baru yang ingin mengurangi share anda, namun itu bukan produk andalan anda, produk sekunder anda saja. Sesudah anda menilai situasi semacam ini maka anda dapat menunggu dulu (wait and see) apa reaksi pasar terhadap produk yang menurut anda sekunder anda.

Namun bila yang terjadi adalah pesaing anda menyerang produk utama anda dengan varian rasa yang beragam, sudah pasti anda harus mengantisipasi tindakan tersebut. Ada beberapa contoh yang dapat kita pakai seperti perang 20 tahun antara Coke dan Pepsi yang dapat kita ambil pelajarannya namun tidak dapat dijelaskan secara rinci dalam topic kita hari ini.


Kembali ke pokok bahasan kita, peran anda sebagai pemimpin adalah memastikan apakah Product Manager kita yang terkait dapat menilai situasi dengan baik. Saya dapat memberikan sebuah saran sebagai berikut, sangat tidak disarankan anda melakukan head to head promotion, dalam arti ketika pesaing sedang melakukan promosi di kota A, maka anda melakukan hal yang sama, karena bisa jadi anda tidak mempunyai kreatifitas sama sekali apalagi tidak mempunyai rencana strategi. Saran saya, fokus lah pada hal yang sudah anda rencanakan sebelumnya lewat survey potensi pasar, pelanggan dan masih banyak hal lainnya, jadi anda tidak sekedar ikut-ikutan. Bisa jadi strategi anda bisa sama dikota-kota besar, bagaimana dengan kota-kota kecil pasti berbeda. Kalaupun anda mempunyai strategi yang sama, berikan jedah waktu, jangan melakukan promosi dalam waktu yang berdekatan, sebaliknya anda dapat mempelajari strategi pesaing dan dapat melakukan promosi dalam 3 bulan ke depan dengan lebih baik dan terstruktur.

Harapan saya anda mendapatkan “insight’ dari pembahasan saya dan nantikan pembahasan-pembahasan saya dapat artikel-artikel berikutnya.

Happy Leadership,

Surya Rachmannuh

Surya Rachmannuh, penulis kolom tetap di www.pembelajar.com ini adalah praktisi training dalam bidang pelayanan prima, personal effectiveness, problem solving and decision making, pelatihan Leadership dan Management lainnya. Certified Lead Auditor dan Webmaster ini dapat dihubungi di Hp : 0819 3210 5388 atau www.webiddesign.com, surya.rachmannuh@yahoo.co.id, suryarachmannuh.blogspot.com

Monday, December 28, 2009

Menentukan Prioritas

Setelah anda mampu memilah persoalan, maka langkah berikutnya adalah kemampuan anda menentukan prioritas atas persoalan-persoalan.

Contoh perosalan :

1. Pelanggan Potential “A” yang mengeluh tentang pelayanan pelanggan
2. Memilih media promosi yang tepat untuk produk baru “XYZ”
3. Mengantisipasi perkembangan produk “KLM” dari pesaing

Ada beberapa poin penilaian dari persoalan yang dapat kita lakukan untuk menentukan urutan prioritas dari persoalan dengan ketiga hal yaitu faktor

• Keseriusan
• Kepentingan
• Pertumbuhan

Masing-masing kategori diberikan penilaian Tinggi (T), Sedang (S) atau rendah (R)

Mari kita nilai satu per satu contoh persoalan diatas :

1. Pelanggan Potential “A” yang mengeluh tentang pelayanan pelanggan

Tingkat Keseriusannya : Tinggi (karena pelanggan potential), Kepentingannya : Tinggi (karena menyangkut masalah reputasi), Pertumbuhannya : Tinggi (Memberikan tanggapan yang secepatnya). Skor : TTT.

2. Memilih media promosi yang tepat untuk produk baru “XYZ”

Tingkat keseriusannya : Tinggi (menyoal keberhasilan produk baru supaya diterima di pasar), tingkat kepentingannya : Sedang (karena bukan sebuah produk unggulan), pertumbuhannya : Tinggi (harus tepat waktu, semakin cepat, semakin baik). Skor : TST.

3. Mengantisipasi perkembangan produk “KLM” dari pesaing

Tingkat keseriusannya : Rendah (tidak disebutkan produk unggulan), tingkat kepentingannya : Tinggi (harus dilaunching), pertumbuhannya : tinggi (harus tepat waktu). Skor : RTT.

Sekarang kita dapat menentukan urutan prioritas dari ketiga hal tersebut. Urutan prioritas untuk hal ini sesuai dengan angkanya yaitu pertama adalah keluhan pelanggan karena tingkat keseriusannya tinggi, kepentingannya tinggi dan pertumbuhannya tinggi, jadi seharusnya diselesaikan terlebih dahulu, kemudian pemilihan media promosi dapat dilakukan setelah keluhan pelanggan diselesaikan dan terakhir adalah antisipasi perkembangan produk “KLM” dari pesaing.

Penetapan prioritas adalah sebuah usaha menilai tingkat keseriusan, kepentingan dan pertumbuhan yang dapat berbeda penilaiannya antara suatu situasi dengan situasi berikutnya.

Mari kita mengambil contoh dalam kasus sakit jantung bawaan, situasinya adalah Keseriusannya tinggi, kepentingannya tinggi, pertumbuhannya rendah pada saat pasien sedang dalam keadaan sehat, namun situasi ini akan berubah ketika di dalam melakukan sebuah kegiatan atau aktivitas tertentu, pasien mengeluh akan tekanan jantungnya karena faktor pertumbuhan yang rendah mendadak menjadi tinggi akibat adanya aktivitas yang berlebihan yang memicu sakit jantung pasien tersebut.

Dalam contoh kasus seseorang tertusuk pisau, maka tingkat keseriusannya tinggi karena dapat mengancam nyawa, kepentingannya tinggi dan pertumbuhannya tergantung dari berapa dalam dan berapa lebar luka tersebut. Bila dia terluka akibat perkelahian atau penodongan, pertumbuhan itu menjadi tinggi karena tidak ada seorang pun yang menolong dan apabila dia mampu bangkit dan pergi ke rumah sakit terdekatpun bisa menghadapi resiko kekurangan darah.

Jadi penilaian situasi disini sangat penting untuk menetapkan langkah selanjutnya, baik didalam melakukan analisa, menentukan tindakan perbaikan dan pencegahan yang diperlukan. Diperlukan sebuah kesepakatan atau komitmen bersama antara masing-masing anggota tim dengan keputusan akhir di tangan pemimpin.

Bagaimana dengan keadaan anda hari ini. Apakah anda sudah menentukan prioritas anda dengan benar hari ini?

Happy Leadership,

Surya Rachmannuh

Surya Rachmannuh, penulis kolom tetap di www.pembelajar.com ini adalah praktisi training dalam bidang pelayanan prima, personal effectiveness, problem solving and decision making, pelatihan Leadership dan Management lainnya. Certified Lead Auditor dan Webmaster ini dapat dihubungi di Hp : 0819 3210 5388 atau www.webiddesign.com, surya.rachmannuh@yahoo.co.id, suryarachmannuh.blogspot.com

Wednesday, December 23, 2009

Memilah Persoalan

Banyak diantara kita terbelit persoalan dalam hidup dan yang paling menarik adalah kesalahan di dalam memilah personal yang dihadapi.

Persoalan adalah bagian dari kehidupan kita yang tidak terpisahkan, sebagai contoh dalam pekerjaan kita adalah persoalan di dalam menangani keluhan pelanggan, memutuskan media promosi untuk produk kita, antisipasi produk pesaing dan banyak soal lainnya. Yang pasti adalah setiap soal pasti ada jawabannya.

Dari ketiga contoh diatas, maka persoalan itu dapat dibagi menjadi masalah yaitu dalam hal menangani keluhan pelanggan, persoalan dapat berupa sebuah keputusan dalam hal menentukan media promosi dan berupa sebuah pencegahan dalam soal mengantisipasi produk pesaing.

Nah, mungkin anda bertanya-tanya dalam hati, apakah ketiga contoh diatas sudah memang saya persiapkan sebelumnya ataukan ada metode atau cara memilah perosalan yang dapat dipraktekkan dengan mudah bagi semua orang? Jawabannya adalah YA dan berikut ini adalah penjelasannya.

Memilah persoalan ini sering saya praktekkan dan ajarkan dalam sesi Pelatihan Problem Solving and Decision Making yang terdiri dari 5 pertanyaan yang sebaiknya anda hafalkan sebagai berikut :

1. Apakah ada penyimpangan dari standar?
2. Apakah sebab penyimpangan tidak diketahui / masih misteri?
3. Apakah anda perlu tahu sebab penyimpangan itu?

Jika jawaban dari ketiga pertanyaan itu adalah Ya, ya, ya. Maka dapat dipastikan soal itu adalah berupa sebuah masalah sehingga wajib untuk dicari sebabnya, melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan agar hal itu tidak terulang kembali di masa yang akan datang.

Jika jawaban salah satu dari ketiga pertanyaan diatas adalah tidak maka anda dapat melanjutkannya ke pertanyaan keempat berikut ini.

4. Apakah anda dihadapi oleh pilihan-pilihan?

Jika jawaban diatas adalah YA, maka anda sedang dihadapi dalam hal pengambilan keputusan sehingga hal tersebut dapat didiskusikan, menentukan kriteria, memperkirakan resiko yang terukur dan tindakan pengaman atas keputusan yang sudah kita ambil tersebut.

Jika jawaban atas pertanyaan keempat adalah tidak, maka anda mau atau mau dihadapi oleh sebuah antisipasi atas sebuah potensi masalah lewat pertanyaan kelima berikut ini.

5. Apakah anda mempunyai tindakan antisipasi untuk mengatasi hal itu?

Jawabannya pasti ya, karena muara dari segala persoalan di dunia ini adalah berupa tindakan antisipasi.

Sekarang mari kita coba praktekkan ketiga persoalan kita yang berupa menangani keluhan pelanggan, memilih media promosi dan antisipasi produk pesaing dengan kelima pertanyaan diatas.

Kasus 1 : Keluhan pelanggan

1. Apakah ada penyimpangan dari standar? Ya, ada pelanggan yang mengeluh
2. Apakah sebab penyimpangannya tidak diketahui / misteri? Ya, belum tahu
3. Apakah anda perlu tahu sebab penyimpangannya? Ya, ini pelanggan saya

Maka persoalan ini adalah berupa sebuah MASALAH.

Kasus 2 : Memilih media promosi

1. Apakah ada penyimpangan dari standar? Tidak, baru melakukan pemilihan
(langung loncat ke pertanyaan ke-4)
4. Apakah anda dihadapi oleh pilihan-pilihan? Ya, apakah media tv, radio, majalah, Koran dan sebagainya

Maka persoalan ini adalah berupa sebuah KEPUTUSAN.

Kasus 3 : Mengantisipasi produk pesaing

1. Apakah ada penyimpangan dari standar? Tidak
(langung loncat ke pertanyaan ke-4)
4. Apakah anda dihadapi oleh pilihan-pilihan? Tidak, ini urusannya pesaing.
5. Apakah anda mempunyai tindakan pencegahan atau antisipasi? Ya

Maka persoalan ini adalah berupa sebuah ANTISIPASI.

Jadi setiap persoalan kita akan bermuara pada antisipasi atau tindakan pencegahan dan perlu bagi kita untuk mengalokasikan sumber daya kita yang terbatas supaya kita benar-benar dapat menentukan prioritas di dalam kehidupan ini. Sesuai dengan hukum Pareto, fokuslah pada 20% hal-hal penting kita maka akan menghasilkan 80% hasil dibandingkan daripada anda sibuk pada hal-hal yang tidak karuan namun sesungguhnya anda hanya menghabiskan waktu anda yang berharga sebanyak 80% namun sesungguhnya anda hanya menghasilkan 20% saja. Kalau yang ini masalah ini terpulang kembali bagaimana anda menentukan tujuan dan prioritas hidup anda.

Happy Leadership,

Surya Rachmannuh

Surya Rachmannuh, penulis kolom tetap di www.pembelajar.com ini adalah praktisi training dalam bidang pelayanan prima, personal effectiveness, problem solving and decision making, pelatihan Leadership dan Management lainnya. Certified Lead Auditor dan Webmaster ini dapat dihubungi di Hp : 0819 3210 5388 atau www.webiddesign.com, surya.rachmannuh@yahoo.co.id, suryarachmannuh.blogspot.com

Wednesday, December 02, 2009

Fokus pada yang terbaik

Musuh terutama dari sikap yang baik adalah sikap TERBAIK kita.

Hal ini mudah dikatakan namun tidak mudah untuk dilakukan. Sayapun berjuang untuk melakukan hal ini memilih untuk hidup yang memberikan warisan terbaik di dunia ini atau menjadi biasa-biasa saja. Motivasi tertinggi antara Leave with Legacy dengan motivasi terendah What's In it for me atau apa untungnya bagi saya jika saya melakukan yang terbaik.

Ini adalah merupakan perjuangan batin yang sangat dahsyat dan sering kita alami di dalam kehidupan kita. Pertentangan antara satu nilai dengan nilai yang lain. Oleh karena itu, benarlah apa yang dikatakan oleh Stephen R. Covey dalam buku "7 Kebiasaan manusia yang sangat efektif" bahwa paradigma yang berpegang pada prinsip yang utama, nilai yang diprioritaskan dan tercermin dalam sikap dan tingkah laku kita sehari-hari. Sebagai contoh, prinsip Tabur Tuai berlaku dalam setiap aspek kehidupan kita. Bila kita menabur benih terbaik dalam tingkah laku kita sehari-hari maka kita akan mendapatkan hasil yang terbaik pula, terutama dalam hubungan kita dengan orang lain baik didalam keluarga atau dunia kerja.

Didalam masalah keuangan pun demikian adanya. Saya memberikan contoh yang saya praktekkan, saya termasuk orang yang moderat, cenderung konvensional malah dalam arti prioritas utama adalah ketersediaan uang bulanan, tabungan dan investasi, baru kesenangan lainnya. Jadi boleh dikatakan saya terbebas dari hutang akibat dari paradigma yang mengacu pada prinsip, nilai yang diprioritaskan dan berkembang menjadi kebiasaan atau perilaku permanen (karakter).

Dalam dunia kerja, seperti di dalam pelatihan "Pelayanan Prima" yang sering bawakan di rumah sakit di seluruh Indonesia, saya selalu menekankan pentingnya prinsip Melayani dengan hati, diikuti dengan prioritas nilai keselamatan pasien, perilaku-perilaku pelayanan prima dan terakhir adalah keuntungan atau profit supaya hal ini jelas bagi pelaksana untuk dapat melakukan hal yang terbaik, setiap saat, setiap waktu.

Bayangkan bila ada seorang perawat atau petugas yang sedang mempraktekkan perilaku pelayanan prima dengan seorang pelanggan dan tiba-tiba terdengan bunyi sirine ambulan, tanda adanya sebuah panggilan darurat untuk seorang petugas di Instalasi Gawat Darurat namun petugas lain tidak segera membantu karena sedang terlibat percakapan atau pekerjaan lainnya tanpa menilai situasinya terlebih dahulu, maka bila terjadi hilangnya nyawa seseorang akibat kelalaian petugas, maka ini benar-benar sebuah pelanggaran nilai, baik secara individu maupun secara organisasi.

Itulah mengapa prioritas utama adalah keselamatan pasien dulu, perilaku-perilaku pelayanan prima kemudian dan keuntungan yang terakhir, bila melakukan hal yang sebaliknya atau tertukar, maka kita dapat menanggung konsekuensi dari hal-hal yang tidak dapat kita inginkan dan dapat kita cegah sebenarnya. Hati nurani sebagai kompasnya.

Oleh karena itu, saya sangat berharap kita semua dapat merefleksikan kembali dalam hidup, apakah kita sudah mempunyai prinsip-prinsip kehidupan yang selaras dengan hukum alam, mempunyai prioritas yang benar atas nilai-nilai pribadi anda dan organisasi? Bila anda sudah mampun menjawab kedua pertanyaan itu, saya mengucapkan selamat dan tinggallah pada keputusan akhir yang juga menjadi penutup dari artikel ini adalah apakah anda mau melakukan segala hal dengan usaha terbaik anda sebenarnya atau sekedarnya saja sebagai hasil dari pembatasan diri anda tentang kompensasi atau keuntungan yang akan anda terima, jawabannya 101 persen ada ditangan anda.

Happy Leadership

Surya Rachmannuh, penulis kolom tetap di www.pembelajar.com ini adalah praktisi training dalam bidang pelayanan prima, personal effectiveness, problem solving and decision making, pelatihan Leadership dan Management lainnya. Certified Lead Auditor dan Webmaster ini dapat dihubungi di Hp : 0819 3210 5388 atau www.webiddesign.com, surya.rachmannuh@yahoo.co.id, suryarachmannuh.blogspot.com