Ketika seseorang, sebut saja yang bernama Rahman, memegang sebuah jabatan di sebuah divisi / depertemen, Rahman dengan cepat dan akurat menganalisa masalah dan membuat keputusan yang baik.
Selang beberapa bulan, staff Rahman menjadi kurang antusias karena kekurangan Rahman di bidang ketrampilan administrasi, ini dibuktikan dengan hasil-hasil keputusannya yang tidak efektif dalam pelaksanaannya. Ketidak mampuan Rahman di dalam membangun sebuah proses yang efektif dalam penyelesaian proyeknya, membuat struktur organisasi yang mengkapitalisasi kekuatan dari anggota timnya yang berakibat pada kesulitan pertanggung jawaban dari staffnya kepada dirinya sendiri sebagai seorang pemimpin. Dan sebagai hasil akhirnya, produktivitas tim menjadi merosot.
Dari ilustrasi diatas, seorang manajer yang efektif harus memiliki sebuah keseimbangan antara kepemimpinan dan ketrampilan administrasi. Kepemimpinan diperlukan untuk mengidentifikasi "APA" yang harus dikerjakan dan ketrampilan administrasi diperlukan untuk menentukan bagaimana hal yang telah diidentifikasi itu diselesaikan dengan baik.
Di bagian ketrampilan administrasi ini, kita akan mempelajari beberapa aspek manajemen dari dimensi ketrampilan administrasi. ini sangat membantu kita di dalam menentukan tugas kita dan orang lain untuk mencapai produktivitas yang maksimum.
1. Perencanaan (Establish Plans) : Kemampuan untuk menyusun rencana jangka pendek dan jangka panjang yang komprehensif, realistik dan efektif sesuai dengan sasaran perusahaan; Kemampuan untuk mengintegrasikan usaha diantara unit kerja lainnya dalam sebuah departemen / divisi
2. Membuat Struktur Organisasi dan penugasan (Structure & Staff) : Kemampuan untuk merekrut dan mendapatkan orang yang tepat untuk penugasan sementara atau tetap; Kemampuan untuk membangun teamwork yang solid dengan menonjolkan kekuatan masing-masing anggota tim; kemampuan untuk menjaga keberlangsungan usaha dari tim; serta kemampuan untuk membentuk struktur organisasi da tim yang tepat
3. Sistem dan Proses (Systems and Processes) : Kemampuan untuk mengidentifikasi dan mengimplementasikan proses-proses yang efektif serta prosedur yang memudahkan penyelesaian kerja
4. Mengelola Pelaksanaan (Manage Execution) : Kemampuan untuk menentukan tanggung jawab personil; Kemampuan untuk mendelegasikan dan mendukung orang lain; Kemampuan untuk menghilangkan kendala atau masalah yang terjadi; Kemampuan untuk mengelola sumber daya yang dibutuhkan; Kemampuan untuk mengkoordinasikan usaha kerja yang dibutuhkan; serta Kemampuan untuk memonitor hasil pelaksanaan (progress report)
5. Bekerja dengan Efisien (Work Efficiently) : Kemampuan untuk mengalokasikan waktu; Kemampuan untuk menangani berbagai kebutuhan dan menentukan skala prioritas kerja; Kemampuan untuk menangani proses kertas kerja secara efisien; Kemampuan untuk mengelola pertemuan dengan efektif
Salam Kompetensi
(diterjemahkan dari "Successful Manager's Handbook", Personnel Decision)
Surya D. Rachmannuh adalah seorang praktisi HR, Manajemen Mutu, Auditing and Competency Based training yang bertujuan untuk membantu orang mengembangkan potensinya secara maksimal. Surya mempunyai sertifikasi Internal Quality Auditor dari Neville Clarke, Lead Auditor dari SGS, Problem Solving and Decision Making dari Kepner Tregoe, CPHR dari SHRM. Surya dapat dihubungi di 0819 3210 5388 atau melalui email di dsuryar@gmail.com
